先日7/9（火）にAI inside株式会社、hachidori株式会社と共に
イベント
『システム』から社内を変える！3社の成功事例から見る業務効率化
を開催いたしました。

「働き方改革」「生産性向上」といったキーワードに関心がある
・情報システム
・総務
・人事(管理部門)

の方々にお越しいただき、「業務効率化」にかかわるITツールやその活用事例をご紹介させていただきました。

弊社からは、日程調整から来客受付までのコミュニケーションコストを削減し効率化する「クラウド受付システムRECEPTIONIST」を使った業務効率化の方法について紹介させていただきました。

今回はイベントの様子をお伝えします！

アナログな企業受付から生まれる「もったいない」こと

前半は、弊社代表の橋本から「RECEPTIONIST」のご紹介をさせていただきました。

<以下、登壇内容>

橋本：受付がアナログであることで「もったいないこと」は多数起こっています。

<例>
・総務が電話の受付対応で多くの時間を割いている
・せっかくお越しいただいたお客様を長くお待たせしてしまう
・来客されたお客様の情報を残す方法がない

私たちが提供する価値は、受付業務に関する無駄をなくすことで、本来の業務に集中できる環境を作り、業務のパフォーマンスを最大化させることで、組織全体が強くなることです。

導入企業に聞く「RECEPTONIST」の効果とメリット

後半は、ユーザー企業様であるリンカーズ株式会社　ITサポート・情報セキュリティチーム　竹村様にお越しいただき、RECEPTIONISTの運用や業務効率化についてパネルディスカッションという形でお伺いさせていただきました。

竹村様とのディスカッション内容をご紹介します！

<以下、登壇内容>

吉川.竹村さまの普段の業務と職務上のミッションを教えてください。

竹村：情報システム部がおこなう業務を一人で行っています。システムに関わる社内の全ての問い合わせに対応しています。また、大企業さんとお付き合いがあるので情報セキュリティ面の管理なども業務の一つです。

社内コミュニケーションを効率化へ

吉川：RECEPTIONIST以外にも業務効率化に取り組んでいるようですが、例として業務改革の内容を教えてください。

竹村：まずは社内にChatworkを導入しました。
メールで行なっていた連絡をオンラインでクイックに連絡が取れるようになったことで、業務改革を感じましたね。

また、安否確認です。

登録して使うものは他にもありますが、いざ使おうとしたらログイン方法を忘れてしまうなどの問題もあるので、弊社ではチャットを使用しています。

全員をグループに招待して、無事ならグループから抜けるという風にすると、とてもスムーズです。

吉川：チャットの新しい活用方法ですね。

社内で気付かれていない総務の業務負担を改善したい

吉川：それではRECEPTIONISTの話に移りたいと思います。
導入する前の課題について教えてください。

竹村：弊社が２フロアになった時に、各階に「内線電話を設置してほしい」との要望がありました。
正直、「内線置くの？」と思いました。
総務が全部の電話や受付を受けていたので、「内線を増やしたくない」というのが私の考えでした。

お客様に一度お待ちいただくようご案内して、
社長や社員に来客が来た旨を伝えて、
場合によっては打ち合わせしている時に会議室に入って伝えなければならないですし、
総務も社員もお客様もどことなく気まずい思いをしている、と感じていました。

総務は来客1件あるだけで、気も使いますし、それにストレスを感じ時間も取られてしまいます。

そして、それを実は周りの社員が気づいていないんですよ。(苦笑)

「受付は総務が対応するものだ」と思っている。

このような背景もあり、総務から「この業務をどうにかならないか」という相談が来ました。

本来の総務の来客は10分の1に

吉川：そのような課題を抱えながらRECEPTIONISTを導入した結果、どのような結果が現れたかを具体的に教えていただけますでしょうか？

竹村：まず導入したきっかけなのですが、私は先ほどお話した通り純粋に内線電話を増やすことに対しては後ろ向きでした。

そこでRECEPTIONISTを見つけました。
弊社にiPadが余っていたことと、ちょうどChatworkも導入したタイミングだったのでこれだと感じましたね。

導入後に来客数のデータをとったんですが、
総務が受けるべきものは全体の約10％ということがわかりました。

その他は営業やエンジニア採用で、総務が関わらなくても良いものでした。
来客はグループチャットに直接通知が入るので、本人が対応します。

総務の負担は目に見えて下がり、総務が来客のたびに受付に向かうことがなくなりました。

「誰のための来客なのか？」を見える化できるところがRECEPTIONISTの良いところですね。

ストレスになっていた「来客がきたので対応お願いします」という無駄なやりとりもありません。とてもスムーズです。

総務の仕事は電話を取ることではない

吉川：これだけ総務の負担があったにも関わらず、来客の担当者自身が対応すれば、業務は効率化できるということですね。
では次に、受付システムを決定する際に、通話機能が付属しているものもあった中で、RECEPTIONISTを選んだ理由があれば教えてください。

竹村：総務の仕事は電話を取ることではないんです。
総務っていうのは、企業の中でオフィス環境・労働環境を考えて整えることが仕事だと思っています。

なぜ、その人たちが電話を取らなければいけないのか、
総務だからということはないのに、総務が取るしかない状況になっている。

これを改善したいと思っていました。

iPadの横に内線電話があったとしたら、大体の人はiPadに馴染みがないので電話を利用されるはずです。とくに、年配の方にはiPadのハードルが高いですからね。

電話が利用されてしまうと、総務の業務改善にはならないと感じたので、電話がないものしかないと思っていました。

お客様を待たせない工夫について

吉川：受付に対する効率化に励んでいただきありがとうございます。

オススメのRECEPTIONISTの使い方があったら教えてください。

竹村：RECEPTIONISTは受付コードの入力か担当者の検索をして呼び出しをします。

どちらが多く使われているかというと担当者検索です。

しかし、私は受付コードをおすすめします。
受付コードは6桁の数字を入れるだけです。

担当者はすぐに検索できますが、そのあとに会社名・お名前を入力する必要があります。

会社名が多い方は煩わしいかもしれません。

弊社では、会社名が６文字以上の場合は受付コードを利用するように推奨しています。

来客する方はわざわざうちに来てくれる、足を運んでくれています。
そういう方達をスムーズにお迎えしないといけないと感じているためです。

ぜひ受付コードを使ってみてほしいと思います。

また、弊社では「5分以上お待ちの方」というカスタマイズボタンを設置しています。お客様をお待たせしたくありませんが、どうしても気づけない場合もあるかもしれません。

呼び出したものの迎えに来ない場合はもう一度ここから呼び出していただきます。ここの通知が来た際はどの社員でもすぐに向かうようにしています。

大体数％くらいでほとんど起こっていないのですが、今後も設置しお待たせすることがないように運用していきたいと思っています。

吉川：本日はありがとうございました！

3.システムから始める働き方改革

働き方改革を実現するために、多様な働き方や、ITツールによる業務効率化に取り組む企業が増えています。

このような中で、情報システム部門や総務部門の方々からの情報発信や働きかけは非常に重要な要素を占めるものとして注目されています。

今回のイベントでは、総務への業務改革の必要性や受付の効率化のメリット、そしてRECEPTIONISTを知っていただく機会となりました。

導入後の変化について具体的なイメージをお持ちいただけたら幸いです。

RECEPTIONISTは、企業の受付にさらなる価値の提供と業務の効率化を目指し、今後も新機能の追加リリース等、受付変革に最大限貢献してまいります。