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2021.3.1

【代表が語る】オフィス来客が8割減。コロナ禍に1000社導入を進めた受付システムの奮闘記

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」は、2020年1月から12月までの1年間で、1000社に導入されました。

コロナ禍でのテレワークの導入、広まる「オフィス不要論」、中小企業を中心としたオフィス縮小など、働き方が大きく変わる中で、オフィスの受付を効率化するプロダクト「RECEPTIONIST」がどのように進化し、導入されるようになったかを代表取締役CEO橋本がお話しします。
 

「受付の効率化」の優先度が一時的に大幅減少

2020年は、コロナウイルスの影響により企業のテレワークの導入・商談や打ち合わせのオンライン化が加速しました。それに伴い、企業への来訪が減ったことからRECEPTIONISTを通じた受付回数は減少しました。

2020年4月の緊急事態宣言以降、ピーク(※1)から8割減少しており、現在も半数となっています。

※1:月間受付回数の推移(RECEPTIONIST調べ)。ピークは2020年2月

さらに、オフィスのあり方が変わってきました。
テレワークが普及したことで、スタートアップなどの企業などが事業環境の悪化に備えオフィスを解約し始めるなど、オフィス解約・縮小のニュースが見られるようになりました。

オフィスに紐づく「受付の効率化」を進めるRECEPTIONISTを導入する優先度は、一時的に低下しているととれます。


”来客履歴”の必要性と、”出社組の負担増”が明確に

2020年12月に改訂された経団連の「オフィスにおける感染予防対策ガイドライン」では、自分が面会相手や時間、経路、訪問場所などを記録に残すことに加え、来訪者を受け入れる企業側も記録を残すことが求められることとなりました。

さらに、テレワークとオフィスワークと併用している企業が増え、雑務に追われる「出社組の負担」が増加しました。
来客対応により、担当者ではない出社組の社員が対応し、本来の業務に集中できない課題が生まれています。

新しい働き方にマッチする機能を追加

そこで、RECEPTIONISTは、新しい働き方に対応するべく進化を遂げました。

発熱の有無、企業ごとの健康チェックシートへの同意など、ユーザー企業の要望から、自由に項目を追加できる機能を新リリースしました。

さらに、2021年1月には完全非接触を可能にするタッチレス受付をリリースしました。

企業受付を完全非接触化へ 「RECEPTIONIST」タッチレス機能をリリース

受付での入力の手間と受付での接触回数をゼロにし、より効率的で安全な来客取次を可能にしています。


RECEPTIONISTのニーズの変化

長引くコロナ禍において、ビジネスチャットやアプリを通じて少ない接触で来客取次を行い、来客データを正確に記録するRECEPTIONISTが、「安全で効果的に働く環境を作る受付の形」として注目されるようになりました。

オフィス出社の人数が少ないため効率よく来客受付をしたい
来客の減少により、有人受付のコストを見直したい
余計な接触を減らすため、受付を無人化したい
感染症対策のため来客履歴を正確に残したい
固定席や固定電話を廃止するため、内線電話以外の方法で社員を呼び出したい

という新しい要望が増え、2020年1月から12月までの1年間で1000社に導入されました。年間100万回以上の受付を行うサービスに成長しています。

WEB会議にも対応する、受付前に必要な日程調整を効率化

昨今の会議や打ち合わせのオンライン化を受けて、日程調整ツール「調整アポ」は、WEB会議などへの日程調整もスムーズに実現するべくリニューアルを行いました。

商談・打合せまでの雑務をDX化。RECEPTIONIST「調整アポ」が全面リニューアルし、新しい働き方の促進へ

物理的な企業受付だけではなく、人と人をつなぐコミュニケーションを「受付」ととらえ、日程調整から受付・会議室管理までワンストップで効率化できる唯一のサービスとして、進化を続けていきます。

RECEPTIONISTは、変化する働き方に合わせて高いパフォーマンスが発揮できる環境を今後も提供してまいります。


あらゆる”受付”を効率化するコミュニケーションサービスへ

コロナ禍でRECEPTIONISTの利用回数が減少する一方で、ひと月のうちに「受付を使うことが一度もなかった」企業はほとんどないこともわかっています。(※2)

今後のオフィスはいかに効率よく安全な環境にできるかが問われ、今こそ変化するチャンスともとらえることができます。

さらに、ミッションである「あらゆる”受付”に進化をもたらし、働きやすい世の中を創造する。 」にある「受付」を再定義しました。物理的な企業の受付だけではなく、社外の人との接点を「受付」としています。

働き方が変化しても、企業において社外の人とのコミュニケーションがなくなることはありません。「人と人をつなぐコミュニケーションサービス」として今後も進化を続けていきたいと思います。

※2 RECEPTIONISTを月に1回以上利用した企業数の推移(RECEPTIONST調べ)

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