STAFF BLOG

2021.6.18

20の業務がコピペで0に。DX時代のサービスへとアップデートしました

会議室管理サービス「RECEPTIONIST For Space」が本日アップデートしました!

今回追加された「時間お知らせ機能」によって、RECEPTIONISTがより便利に、より新しい働き方に対応できるようになっています。

今回のブログでは、その機能を使いながら「調整アポ」「RECEPTIONIST」「RECEPTIONIST For Space」を通してできるようになったコトを実際のシーンを交えてご紹介します。
 

ほんとうの受付は、日程調整に始まり会議に終わる

今まで、受付システム「RECEPTIONIST」を通じて、オフィスの受付業務の効率化をお手伝いしてきました。

その「受付」は物理的な企業の受付だけではなく、社外の人との接点(=タッチポイント)を「受付」とし、日程調整から打ち合わせを行う会議室管理など、受付と位置付けているものを効率化する唯一のサービスとして、進化を続けています。

RECEPTIONISTがお手伝いしたいのは、こんな方々です。

「WEB会議が増えて日程調整も増えた。
 WEB会議URLの発行や送付も必要で、今までより時間がかかるようになった…」
 
「社員がテレワークだから、定例会議で予約された会議室が使われていないかも。
 自分はWEB会議で使いたいのに…」
 
「来客者に毎回健康チェックシートを書いてもらうのが申し訳ないし、
 社内の管理も面倒…」

など、「(単純作業だけど)ちょっと面倒な業務」に追われている方々です。
 

会議を始めるまでにかかっている「20の業務」

それではその、「ちょっと面倒」な業務は実際に何を行っているかをまとめてみました。
これを読んでいるみなさまはホスト、取引先やお客様をゲストと表現しています。

01.取引先へ往訪する場合

02.取引先が来訪される場合

03.WEB会議の場合

商談・打ち合わせ当日までには

最高で13個の作業が必要になっています。

ここからさらに、

来訪されるゲストの場合は、当日の到着後に
・受付票を記入する
・内線電話や受付係を通じてホストを呼び出す
という作業を行っていただきます。

その時に、
・代理で電話に出た人がホストを探し回る
…なんてことが社内では起こっているかもしれません。

会議室においては
・事前に会議室を予約する
・直前の会議が終了し、会議室が使えるかを確認する(掃除する)


そしてその後には
・来客表を管理する(まとめて保管する・PCに打ち込む)
・翌日の来客予定を表にまとめる、社内に共有する

という業務もプラスされると、

日程調整〜商談・打ち合わせまでには実に20の工程があるんです。
 

ワンストップで効率化するRECEPTIONIST

ここでRECEPTIONISTの出番です!

・調整アポで日程調整をスムーズに
・来客の場合はRECEPTIONISTで当日の受付もカンタンに
・会議室のリソースを無駄なく効率よく使う

これを全てワンストップで行えることが、RECEPTIONISTがお手伝いしていることです。
物理的な受付だけではなくて、ビジネスのコミュニケーションの効率化を目指しています。

実際に使ってみました

実際にRECEPTIONISTを使うとどうなるかご紹介します。
タイトルにもあるように「コピペ」がスタートです!

<WEB会議の場合>

①ホスト:調整アポのURLをコピペで送付
参加メンバーの設定や前後の予定とのバッファなど、事前に設定が可能です。
 
②ゲスト:空いている時間から確定日時を選ぶだけ
 
日程が確定すると、
・ゲストへWEB会議URLが入ったメール送付
・ホストを含めた参加者へ、メールやチャットを通じて通知
・カレンダーに自動登録
・オフィスのWEB会議や会議室を同時に予約
を行ってくれます。
 

<対面でのお打ち合わせの場合>

日程調整まではWEB会議と同様で、来訪されるゲストには
日程確定メールの中に当日受付用のQRコードが添付されています。

①ゲスト:受付はQRコードをかざすだけ
受付票の記入や電話での呼び出しはいりません。

②ホスト:来客が直接通知される
普段使うチャットやスマホアプリなどから到着の旨が通知されます。
社内の取り次ぎをなくせます。

③ホスト:会議室を使う際は外の端末から「入室」をタッチ
使用中の会議室は外から見てもわかりやすい画面に。

④室内に置かれた端末が、会議の予定時間終了前にお知らせをします。
次に使用予定のゲストが到着したことがわかるのは、受付と連携しているRECEPTIONISTだけ。
 
次のゲストをお待たせすることも、会議長引いてるな…とモヤモヤすることもなく会議室を有効に活用することができます。
 

RECEPTIONISTがお手伝いできること

社員:日程調整の時間コストを大幅カットし、自分のシゴトに集中できる
オフィス:会議スペースを有効に活用し、本当に必要なリソースを把握できる
総務:「誰かが出社」の必要なし。部署にかかわらず自由な出社を選択

と、雑務をシンプルかつ効率的にするだけでなく、適切なオフィス空間を把握したり、社員の働き方の選択肢を増やすことが可能になるんです。
 
「日程調整をコピペで送る」をスタートに、隠れていた面倒な業務をぐっと楽にし「DX時代」にアップデートしてみませんか?

Scroll