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2021.4.23

【2年で10倍】工場の守衛・警備業務のDX化はどうなってる?私たちがお手伝いできたこと

こんにちは!

広報のふじこです。

RECEPTIONISTは、企業の受付をDX化するサービスとして、様々な企業をお手伝いさせていただいています。

最近はその中でも、美容院の受付やシェアオフィスなど、企業受付以外のシーンでもお使いいただくことが徐々に増えてきました。
株式会社オリオンビール様では、「いかに安全に、いかに生産を効率化していくかを日々探求している」工場の受付でお使いいただいています。

工場では、もともとの課題であった少子化による労働人口の減少に加えて、コロナウイルスの影響による就業人数の制限や厳しい管理が必要になっている状況に置かれています。直近のお問い合わせ数から、それを解決するべくDX化を進めている工場が急増していることがわかりました。

今回のブログでは、
・今工場でRECEPTIONISTが導入されているワケ
・RECEPTIONISTがお手伝いしていること

をまとめてみました!

受付システムを導入検討する工場は2年間で10倍に

受付システム「RECEPTIONIST」は、2020年に1000社に導入いただくなど、日々さまざまな企業様からお問い合わせをいただいています。

昨年より、今までになかった意外なカテゴリーの導入企業が増えていることがわかりした。

一番顕著に変化が起きているのは工場を持つ企業からのお問い合わせです。

2019年より約10倍と大きく増加しています。

コロナ禍で感染症対策を行いながら稼働し続ける工場で、受付業務を効率化する動きが活発になったのには、工場ならではの理由があったんです。

コロナ禍で工場の「守衛・警備員」の業務負担が新たな課題に

工場には、「守衛・警備員」が敷地や施設の入口にある守衛室に常駐しています。

不審者の侵入を防ぐことを目的として、受付票や入館証を用いて関係者や来客の出入りを管理しています。

また、社員宛の来訪者の場合は社員へ到着の旨を伝え、入館の案内を行うことも業務のひとつです。

その中で、コロナ禍において、工場でも感染症対策を講じる必要が生まれました。

事業場への立ち入り
一般向けの施設見学や取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要な範囲にとどめ、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求め、立ち入り者を記録する。

製造事業場における感染症予防ガイドライン

従業員の感染症対策を行うのと同様に、来訪者への
・検温
・感染の懸念がないかの健康状態の確認
などが必要となりました。

来客者全員に行うため、通常よりも時間も手間もかかります。

この手間が、守衛・警備の方の新たな負担になってしまっているんです。

受付をRECEPTIONISTでのDX化。効率化・ペーパーレス化に期待

この「新たな負担」がきっかけとなり、紙の来客記録の管理や社員の取り次ぎなど、アナログだった受付対応を改善・自動化を目指す工場が増えてきました。

受付対応・記録をRECEPTIONISTに任せることで、

・正確な来客者情報をWEB上に記録
・関係者に感染者が出た場合に、来客履歴から接触者をすぐに特定
・紙の受付票を廃止することによるペーパーレス化
・受付対応の省人化

を行うことが可能になります。

導入検討企業様からは、

・守衛が来訪対応しているが、
 コロナ対策・業務効率化の観点でシステム化したい
・受付で手記入している来訪者の入退館記録を自動化したい
・コロナで検温などの守衛業務が煩雑化し、残業時間が増加している。

 早急に解決したい
・検温や来訪者履歴の記入などが大変。効率化かつ、ペーパーレス化したい

と、業務改善を期待する声があがっています。

DX成功企業:オリオンビール名護工場(沖縄県)

弊社の導入事例として快く出演していただけた沖縄県のオリオンビール株式会社様では、工場の生産性向上の一貫として2019年より受付システムを導入し、受付業務の効率化を行っています。

導入前は、守衛の方が敷地内のオフィスにいる担当者にお客様が到着したことを伝えていました。

しかし、

・生産ラインにトラブルがあったなどの理由で担当者が離席している(=電話に出られない)ため来客を伝えられない
・担当者が工場内のどこにいるかわからずあちこちの場所に電話をかけ所在確認をする
・点検の業者を工場内のどこに案内すれば良いかわからず、工場内に確認を行う

など、取り次ぎに時間がかかることも多くあったといいます。

現在、受付に守衛の方がいることには変わりありませんが、

受付や取り次ぎ・案内はシステムで行い、連携したプリンターから発行される「受付情報が記載されたシール」を入館証代わりにお渡ししています。

紙の来客票は不要になったことでペーパーレスにつながっているほか、取り次ぎする社員の方の確認工数も削減することに成功されています。

導入に際して感じたことは、工場などの製造現場とRECEPTIONISTは相性がいいのではないかということです。何かトラブルがあった際に紙の来客記録を探し回ることと、一瞬で検索できることは大きな違いです。効率化だけでなくセキュリティ面にもメリットがありますよね。

▶︎オリオンビール株式会社様のインタビュー

さいごに

コロナウイルスと共存しながら事業を続ける企業のなかには、工場のようになかなかデジタルツールを取り入れたDX化に踏み切れない仕事・企業も多くあります。

安全かつ効率的な環境作りの中で、受付が変革のきっかけになれるよう、RECEPTIONISTはこれからもあらゆる企業をサポートしていきます!

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