使いこなそう！カスタムボタン ＆ クリスマス待ち受け
社員ブログ
こんにちは！
マーケティングの宮越です。
10月は、RECEPTIONISTのハロウィン用待ち受け画像を配布させていただきました。
Twitterをみていると、実際にお使いいただいているようで、大変嬉しく思っています！
社内のエントランスを通りかかったら、受付がハロウィンに！?かわいい！
渋谷のスクランブルには近づきたくないから社内でハロウィン感じれて嬉しい??#ウィルゲート #ハロウィン #レセプショニスト pic.twitter.com/C0OQxW6Mdo— あや (@ayapan_619) October 18, 2019
今回も、季節に合わせた画像を配布させていただきますので、ぜひお楽しみに！
さて、今回の本題は、「カスタムボタンの使い方」です！
会社の色が強く出るカスタムボタンですが、みなさまどのようにお使いでしょうか？
今回は、弊社で実際にカスタムボタンをどう使っているのかや、他社様でどのようにご利用いただいているのかを紹介していきたいと思います！
ぜひいいアイデアがあれば取り入れてみてくださいね！
目次
カスタムボタンとは
カスタムボタンは、
- ボタン名(ラベル)
- 各通知先
- お客様に入力していただく項目
をボタン毎に自由にカスタマイズする事ができるボタンです。
また、受付は行わずメッセージを表示するメッセージボードとして利用することも可能です。
スタート画面に設置できる最大設置数は４つまでで、使わないボタンは非表示にする事も可能なので、必要に応じてご利用いただけます。また、カスタムボタンは階層化をさせることも可能です。
おすすめの使い方5選
みなさまは、カスタムボタンをどのように活用しているでしょうか？
弊社の受付では、こんな感じになっています。
使い方① 面接の方へ
面接官の名前って事前に知らされていることは少ないですよね。
来社される求職者の方は、担当者の名前がわからないため、この場合は担当者検索が使えません。そのため、面接での来社がある場合は、事前に受付コードを発行するか、カスタムボタンを利用する必要があります。
また、面接の場合、
「採用者情報は人事部のみで共有したい」
「新卒採用はAさん、エンジニア採用はBさん宛に通知したい」
といったこともありますよね。
通知先やウェルカムテキストは、受付コードや担当者検索、カスタムボタンごとに変更が可能なので、使い分けることで、複雑なフローにも柔軟に対応可能です。
例えば、こんな風に分けると、
新卒採用 → 人事部の新卒採用グループに通知
中途採用 → 人事部Aさんに通知
エンジニア採用 → システム開発部Bさんに通知
といったこともできます。
使い方②お約束のない方へ
アポイントがない突然の来客対応にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
弊社では、お約束のない方向けの案内にカスタムボタンを利用しております。
お約束のない方は、受付コードをお持ちではないうえ、担当者名もわからないので、約束のない方向けボタンからしか受付ができません。
弊社では、お約束のない方は取り次ぐことができないため、このような案内表示をさせていただいています。
お約束のない方へのボタンは、押しても社内に通知は飛びませんので、誰の手も煩わせずにアポイントのないお客様に対応ができるようになります。
実際に、飛び込み営業が格段に減ったという事例もありまして、この利用方法は大変好評です。
【 飛び込み営業が半数以下になった - akippa様 -】
使い方③配達業者の方へ
弊社では、配達業者さま専用ボタンを設置し、配達業者さまは情報入力なしですぐに通知がされるようになっています。
ボタンを階層化すれば、業者ごとに通知場所を変えることも可能なため、
通常の配達業者 → 「総務部」
お弁当業者やUberEats → 「全社員」
といったように業者や受け取るフローごとに通知先を分けて利用する企業様もいらっしゃいます。
過去には、社内セキュリティの関係で「業者ごとに、どのくらいの頻度で社内に出入りしているか知りたい」といった要望がありました。カスタムボタンを利用すれば、どの業者が月に何回きているかや何時に来ているかを把握することもできます。
使い方④セミナーへお越しの方へ
セミナーや会社説明会など、大勢が一度に来社される場合であれば、
ボタンを押した際に、このような表示をすることで
お客様ご自身で会場まで移動いただくように誘導することも可能です。
みなさんもカスタムボタンを上手に使ってみてくださいね。
詳しいカスタムボタンの設定方法はこちら
使い方⑤従業員へ
弊社は、受付前にオートロックのドアがあり、カードキーがなければ中には入れません。
扉も曇りガラスになっているため、受付通知が来ないことには来客がいるかどうかを把握できないのです。
そのため、社員がカードキーを忘れたときや、カードキーを持っていないアルバイトの社員が来社する場合は、従業員専用ボタンからオフィス内にいる社員を呼び出す形になっています。
ユーザー企業様の活用事例
ここまで、弊社での使い方をお伝えしましたが
せっかくなのでユーザー企業の方はどのような使い方をしているのかも聞いてきました！
【 代表宛てボタンの使い方 - テモナ様 – 】
代表の佐川宛の来客は秘書に直接通知が行くようになっています。
社長の予定は全員がわかるわけではないので、秘書だけの通知にして対応しています。
とお話いただきました！
【 グループ企業の使い方 - アドウェイズ様 – 】
グループ全社でご導入いただいているアドウェイズ様では、「やましょーボタン（代表者様宛てボタン）」と「グループ関係者ボタン」と「宅配業者用ボタン」を作り、どれかを押せば、それぞれ関係者が出てきてくれるという使い方をしています。
ほかにもRECEPTIONISTのおもしろい使い方があれば
ぜひTwitterで「#プショニ豆知識」をつけて教えてください！
12月待ち受け画像
まもなく12月！クリスマスシーズンですね。
クリスマスの装飾をされている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？
弊社も先日待ち受け画像を変更しました。
来客された方に、「こないだはハロウィンでしたよね？」と聞かれることもありました。
ぜひ受付の顔であるRECEPTIONISTもクリスマス仕様にしてみてください！
ぜひ皆様もご活用くださいね！
今年も残りわずかですが…
引き続き、RECEPTIONISTをよろしくお願いいたします！