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2020.10.27

来客情報をより詳しく残せる新機能
「カスタムフィールド」を解説します!

みなさんこんにちは!

広報のふじこです。

RECEPTIONISTは日々、機能をアップデートしており、10月のアップデートは現在6件。その中には、ユーザー様のご要望によって追加された機能も多くあります。

とくにおすすめなのが
「カスタムフィールド」
という新機能。

”来客履歴のより細かい情報を残したい”という現場の声から生まれた機能なんです。

・実際にどんな使い方があるか?
・どんな風に記録されるの?

今回のブログでは、そんな疑問を動画と画面イメージを使ってわかりやすく説明します!
 

「カスタムフィールド」機能とは?

カスタムフィールドを使用する
お客様にiPadで入力してもらう入力項目を作成して追加する ということです。

もともとの
・社名
・お名前
・受付人数(一部設定変更可能)

の3つの入力項目のほかに、各社が自由に設定ができるようになりました!
 
今年になって、特に
「社員がいつどこで誰と会っているか」
「体温が37.5度以下かどうか」

などの感染症対策としてのというような情報を残していく必要性が、グっと高まったのではないでしょうか?
 
文言は自由に設定できるので、自社の来客対応方針に即した運用が可能です。
 
ここからは実際にどのような画面になるかご紹介します!

実際の受付イメージ動画


質問項目と回答例

入力項目に対するアクションは
・文字
・数値
・はい or いいえ
の3種類あり、質問項目は自由にアレンジができます。

実際の設定例をいくつかご紹介します!
 

①お客様の健康状態を確認する

カスタムフィールドの質問事項を追加すれば、実際に来客された方の社名やお名前とともに、体温や健康状態を残すことが可能です。

・入館前にお客様自身に測っていただいた体温を記録する

質問項目:測定した体温を入力してください
入力タイプ:数値

お客様には実際に数字を入力していただきます。

・風邪や発熱がないかを確認する

質問項目例:風邪の症状はありませんか?
      37.5℃以上の発熱はありませんか?
入力タイプ:はい or いいえ

こちらの入力タイプは、左の「いいえ」側を選択すると、その後の受付操作は行えない仕組みになっています。

入館する方が「はい」と答えられる質問と回答に設定することで、入館を可能にします。

②2週間以内に海外渡航していないかを記録する

質問:2週間以内に海外渡航はしていませんか?
入力タイプ:はい or いいえ

③すべてのお客様のお名前を把握する

複数名の来客時に、代表者様だけでなく全員のお名前を残したい場合は、文字を入力いただくこともできます。

質問:複数名で来訪の場合、お連れ様のお名前をご記入ください
入力タイプ:文字

④緊急連絡先を把握する

・テレワークのため、会社になかなかお電話が繋がりにくい
・感染者の発生など緊急事態の際に繋がりやすい連絡先を把握したい

という理由から、受付時に電話番号を入力いただきたいというご要望もいただきます。

質問:緊急連絡先をご入力ください
入力タイプ:数値

このように、来客対応方針に合わせて自由にカスタマイズができます!


管理&設定はWEB管理画面から

入力いただいた情報はWEB管理画面上の
各来訪者ごとの詳細画面にカスタムフィールドと回答内容が表示されます。

入力後に個人情報がiPadに残ることはありません。


RECEPTIONISTでより来客情報を明確に管理

来客の管理の必要が迫っている今だからこそ、このような機能を急遽リリースすることになりました。

「受付はRECEPTIONISTなのに、健康管理について紙に記入していただいている」
「緊急時に備えて会社以外の個人連絡先を別途お伺いしている」

というような問題を解決できれば幸いです。

ぜひ使ってみてください!

カスタムフィールドの設定はこちらから

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